KI: Smarte Dokumentenverarbeitung und -klassifizierung

Ob Verträge, Rechnungen oder Formulare – in vielen Unternehmen türmen sich täglich Dokumente, die in verschiedensten Formaten eingehen. Das händische Sortieren, Kategorisieren und Extrahieren relevanter Informationen kostet Zeit und ist fehleranfällig. Eine KI-gestützte Dokumentenverarbeitung löst dieses Problem: Sie erkennt Inhalte automatisch, strukturiert Daten und senkt Ihren Verwaltungsaufwand erheblich.

Das Problem: Hohe Kosten und Fehlerrisiken

• Manuelle Sortierung
  Ihre Mitarbeitenden müssen jede Rechnung, jeden Vertrag und jedes Formular prüfen und zuordnen. Das ist zeitaufwendig und monoton.

• Fehlerquote und Verzögerungen
  Immer wieder schleichen sich Tippfehler ein oder Dokumente werden falsch abgelegt. Das verzögert andere Arbeitsprozesse.

• Intransparente Abläufe
  Wenn Dokumente irgendwo verschwinden oder falsch klassifiziert werden, ist es schwer nachzuvollziehen, wer sie zuletzt bearbeitet hat und wie weit die Bearbeitung ist.

Die Lösung: KI-gestützte Automatisierung

Ein LLM-basiertes System erkennt automatisch, welche Art von Dokument vorliegt und worum es inhaltlich geht. So werden die relevanten Informationen extrahiert, beispielsweise Kundennummern, Vertragsdaten oder Beträge, und das Dokument wird automatisch in die richtige Kategorie oder Abteilung einsortiert.

1. Dokumentenerkennung
   Die KI analysiert eingescannte PDFs, E-Mails oder Office-Dokumente und identifiziert die Schlüsselbegriffe.

2. Datenextraktion
   Relevante Felder (z. B. Rechnungsnummer, Datum, Betrag) werden herausgelesen und in Ihrem System hinterlegt.

3. Automatische Klassifizierung
   Auf Basis von Textinhalten und definierten Regeln wird das Dokument an das richtige Team oder die passende Abteilung weitergeleitet.

Der Nutzen: Mehr Tempo und Übersicht

• Kosteneinsparungen
  Weniger manuelle Sortier- und Prüfarbeit reduzieren Personalkosten und steigern die Produktivität.

• Höhere Datenqualität
  Standardisierte KI-Methoden vermeiden Tippfehler und sorgen für saubere Daten – ideal für Auswertungen.

• Beschleunigter Workflow
  Informationen sind auf Knopfdruck verfügbar, was interne Abstimmungen und Kundenanfragen deutlich vereinfacht.

• Rückverfolgbarkeit
  Alle Dokumente werden digital indexiert und lassen sich jederzeit schnell wiederfinden.

Warum schnell.digital?

Wir von schnell.digital bringen KI und Digitalisierung gezielt in den Mittelstand – mit Lösungen, die:

1. Individuell angepasst
   Kein Unternehmen ist wie das andere. Unsere KI-Modelle werden passgenau für Ihre Dokumententypen und Workflows trainiert.

2. Datenschutzkonform
   Als deutsches Unternehmen bieten wir höchste Sicherheitsstandards und können Ihre Lösung bei Bedarf On-Premise implementieren.

3. Von A bis Z begleitet
   Wir stehen Ihnen in jeder Projektphase zur Seite – von der anfänglichen Beratung und Konzeption bis hin zur Integration und Wartung.

Kontaktieren Sie uns jetzt

Möchten Sie Ihre Dokumentenprozesse verschlanken und gleichzeitig die Fehlerquote senken? Kontaktieren Sie uns und finden Sie heraus, wie eine KI-gestützte Dokumentenverarbeitung in Ihrem Unternehmen aussehen kann.

Setzen Sie auf smarte Automatisierung – gewinnen Sie kostbare Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben in Ihrem Betrieb!